WEBSITE HANDOVER
公開の次に、更新する人の手順を整える。
サイトを公開し、管理画面の場所を伝えた。それでも担当者から「この画像はどの大きさで入れるのか」「古い案内は消してよいのか」と質問が続くことがあります。操作方法を説明するだけでは、更新の判断まで共有できていないからかもしれません。
引き継ぎでは、画面の操作に加えて、誰が、どこまで、何を確認して更新するかを残します。この記事では、小規模な企業サイトを想定した運用メモの作り方を紹介します。保守契約や担当体制に合わせて内容を調整してください。
1. 更新する情報から逆算する
最初に、よく変わる情報を並べます。新着記事、営業日、採用情報、制作実績などです。それぞれについて、いつ変わるか、誰が原稿を用意するか、誰が確認するかを書きます。
管理画面の全機能を順番に説明するより、実際に行う作業から手順を作る方が、担当者は自分の業務と結び付けやすくなります。年に一度しか使わない操作は、日常の手順と分けておいてもよいでしょう。
2. 担当範囲と確認先を表にする
| 作業例 | 作業する人 | 公開前に確認すること |
|---|---|---|
| 新着記事 | 広報担当 | 日付、固有名詞、関連ページへのリンク |
| 採用情報 | 採用担当 | 募集条件と掲載期間を責任者へ確認 |
| レイアウト変更 | 制作・保守担当へ相談 | 他ページとスマートフォン表示への影響 |
これは架空の分担例です。実際の組織で合意した役割に置き換えます。「制作会社に連絡」とだけ書かず、問い合わせ窓口や受付の条件も、既存の契約内容に沿って整理してください。
3. 一つの更新作業を最初から最後まで書く
新着記事なら、原稿を用意する、下書きを作る、画像を入れる、プレビューする、確認を受ける、公開日時を設定する、公開後に見る、という流れを一続きで説明します。
操作画面の画像には、その時点の画面名や確認日を添えます。画面が変わったときに、何を更新すべきかを判断する手がかりになります。ボタンの位置だけでなく、「何を確認する段階か」を文章で残しておくと、画面の変化にも対応しやすくなります。
4. 素材の条件と、公開前の確認を決める
記事画像は、想定する縦横比、用意する大きさ、文字を載せてよい範囲などを記録します。数値はサイトの実装に合わせて決め、一般的なサイズをそのまま正解にしないようにします。画像の説明文や代替テキストを誰が用意するかも決めておきましょう。
- 下書きの文章とプレビューが一致しているか。
- 画像の切れ方や文字の折り返しに問題がないか。
- リンク先が目的のページへつながるか。
- 日時と公開状態が意図した設定か。
確認項目を増やしすぎると使われなくなります。実際に起こりやすい間違いと、公開前に発見したい問題を優先して絞りましょう。
5. 間違えたときの連絡と対応を残す
公開内容に誤りがあった場合、誰へ連絡し、誰が修正を判断するかを明確にします。元の原稿や変更履歴をどこで確かめるか、表示に問題が出たときに何を記録するかも示します。
「画面がおかしい」という連絡だけでなく、URL、発生時刻、端末、直前に行った作業が分かると状況を共有しやすくなります。認証情報は説明書本文や問い合わせ文に混ぜず、組織で決めた管理方法を使います。
6. 担当者に一度操作してもらう
説明を読み上げるだけで終えず、担当者に検証用の記事を下書きで作ってもらいましょう。途中で止まった場所は、説明が足りない、用語が分かりにくい、判断する条件が抜けている場所です。
試した結果をメモへ反映し、資料の保管先と更新する人を決めます。操作説明書の完成を納品の終点にするより、担当者が一つの更新を自分で進められることを確認すると、運用へつながる引き継ぎになります。